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E-Mail Posteingang organisieren

Posteingang organisierenSchluss mit Chaos im Posteingang! Die Anzahl der E-Mails, die wir täglich im beruflichen oder privaten Bereich empfangen, wächst stetig. Da kann man schon mal den Überblick verlieren, was wichtig oder weniger wichtig ist.

 

Unsere Tipps für einen geordneten Posteingang:

Alle E-Mails gebündelt in einem Programm verwalten

Die Zeiten, in denen jeder nur eine E-Mail Adresse hatte, liegen schon lange hinter uns. Besonders im privaten Bereich werden häufig mehr als nur eine E-Mail Adresse verwendet. Die Verwendung eines Programms, welches alle E-Mail Adressen gebündelt anzeigt, kann dabei eine Menge Zeit sparen und den Überblick bewahren. Beispiele für bewährte Programme sind Thunderbird, Outlook, Opera Mail oder Google Mail.

Hat man alle Adressen in einem Programm gebündelt, kann es aber dennoch zu Chaos kommen, wenn im jeweiligen Postfach keine Ordnung herrscht – dabei helfen Unterordner.

Briefkästen

Unterordner erstellen

Wie man seine Unterordner benennt, ist natürlich jedem selbst überlassen. Wir zeigen Ihnen ein paar Möglichkeiten.

  • Lesen: Alle E-Mails, welche bereits geöffnet wurden, für die Sie aber noch keine Zeit gefunden haben oder die Sie noch einmal benötigen, kommen in diesen Ordner
  • Antworten: Hier kommen alle E-Mails hinein, die sie zwar bereits gelesen haben, jedoch noch keine Zeit zum Antworten hatten.
  • Bearbeiten: E-Mails, welche wichtige To-Dos oder ähnliches enthalten, sollten in einem separaten Ordner liegen. Das hilft, den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten.
  • Vorlagen: Besonders, wenn Sie häufig das selbe Testmuster verwenden, macht es Sinn Vorlagen zu erstellen und in diesem Ordner abzulegen.

Tipp: Einige E-Mail Programme ermöglichen das Markieren von Mails. Je nach Sortierung werden diese dann farbig ganz oben fixiert, was sich besonders für wichtige E-Mails eignet.

Richtige Sortierung wählen

Die sinnvollste Sortierung des Posteingangs ist für die meisten das Empfangsdatum. Für bestimmte Zwecke eignet sich jedoch eine andere Sortierung, zum Beispiel nach Ordnern oder Kennzeichnungsstatus.

Ungenutzte Newsletter abbestellen

Schon gewusst? Absender von Newslettern sind dazu verpflichtet, in jeder E-Mail die Möglichkeit zur Abbestellung des Newsletters zu verlinken. Dieser ist meist im Footer des Newsletters versteckt. Beim Klick darauf, werden Sie dann auf eine Seite des Anbieters weitergeleitet, wo entweder die Abmeldung bestätigt wird oder man noch einen Grund angeben soll.

Tipp: Seien Sie ruhig ehrlich zu sich selbst und fragen Sie sich, wann Sie den jeweiligen Newsletter das letzte Mal überhaupt ernsthaft gelesen haben.

Sich an diese Routine zu gewöhnen mag ein wenig Disziplin und Zeit benötigen, aber es lohnt sich auf jeden Fall und am Ende erspart es eine Menge Stress und Zeit. Außerdem macht es Sinn, sich bestimmte Zeiten für E-Mails zu nehmen und sich diesen dann mit voller Aufmerksamkeit zu widmen.

Welche Zeiten eignen sich am besten zum Bearbeiten von E-Mails?

Vormittags: Viele Menschen können sich am Morgen noch am besten konzentrieren. Deshalb sollten Sie in dieser Zeit wichtigen Tätigkeiten nachgehen. Natürlich schadet ein kurzer Blick am Morgen nicht, um keine wichtigen Informationen zu verpassen. Erst danach ist die Zeit, um sich Ihren E-Mails zu widmen.

Direkt nach der Mittagspause: Kennen Sie auch dieses müde Gefühl, dass sich nach dem Mittagessen einschleicht? Den meisten Menschen fällt es dann schwer, sich zu konzentrieren. Genau die richtige Zeit, um E-Mails zu beantworten.

Kurz vor Ende des Arbeitstages: Es macht Sinn, vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes nochmal in das Postfach zu sehen. So können Sie entspannt in den Feierabend starten und haben gleichzeitig keinen Druck am nächsten Tag in der Früh.

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